NIST - powrót do strony głównej
Z lewej strony ozdobny napis Niepodległa po prawej stronie drukowanymi literami napis: Polska Stulecie Odzyskania Niepodległości
Strona główna » Szkolenia on-line » Szkolenie on-line - „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w JST - praktyczne zastosowanie” - 9 czerwca 2020 r.

Szkolenie on-line - „Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w JST - praktyczne zastosowanie” - 9 czerwca 2020 r.

A+ A-

Organizacja pracy archiwum zakładowego

 

Do 31 marca każdego roku archiwista przygotowuje sprawozdania z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum. Wcześniej, bo do 15 lutego takie sprawozdania muszą przygotować filie. Zakres działalności archiwum obejmuje: przejmowanie dokumentacji, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji; przeprowadzanie skontrum dokumentacji, porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, udostępnianie przechowywanej dokumentacji; wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia spraw w komórce organizacyjnej; przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów; inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu, przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu archiwum, doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

Z uwagi na fakt, że archiwum zakładowe ma obowiązek dbać o należyte zabezpieczenie dokumentacji, magazyny archiwum muszą spełniać odpowiednie warunki, m. in. jako źródeł światła sztucznego należy używać oświetlenia o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów. Ponadto posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości. Należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, a także regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

 

Brakowanie dokumentacji

Z wnioskiem o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B występuje kierownik jst do archiwum państwowego. – I to na kierowniku jst spoczywa odpowiedzialność – podkreśla dr Tomasz Matuszak.

Dyrektor archiwum państwowego może odmówić zgody na brakowanie dokumentacji wskazując przyczynę odmowy. Może również zwrócić się uzupełnienie wniosku w przypadku stwierdzenia braków formalnych.

 

 


PDF
kontakt
Facebook
Twitter
Youtube
BIP
 
rss

Copyright © 2024 Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego